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jueves, 12 de abril de 2007

Empacando inteligentemente

Un par de sitios (en inglés) que son bastante complementarios a la tarea de empacar, que presentemente estoy sufriendo:
  • onebag.com - no creo que haya sitios en el mundo que más esfuerzo hayan invertido en el "arte" de empacar ligero e inteligentemente.
  • universal packing list - una lista mantenida por comentarios de viajeros de todo el mundo que se ajusta a las necesidades y requerimientos del viaje



"- Meter dos pares de boxers y cuatro medias en una bolsa plástica es tu idea de empacar para un viaje de fin de semana?
- Yo viajo ligero"

martes, 20 de marzo de 2007

Checklist

Y acá vá, para no perderla. Mi lista de chequeo para las cosas que sería bueno llevar. (iba a escribir que necesitaba llevar, pero en realidad, es tan poco lo que de verdad necesitamos....!!)

Cant Item Tipo
1 Bloqueador Aseo
1 Bolsa para items de Aseo Aseo
3 Bolsas de tela para separar la ropa Aseo
1 Botiquin primeros auxilios Aseo
1 Bronceador Aseo
1 Cepillo dientes Aseo
1 Cortauñas Aseo
1 Crema dental Aseo
1 Desodorante Aseo
1 Espejo Aseo
1 Jabon de baño Aseo
1 Jabón de ropa Aseo
1 Loción Aseo
1 Maquina de afeitar Aseo
1 Peinilla Aseo
2 Portajabon (jabón de baño y para lavar) Aseo
1 Repelente Aseo
1 Shampoo Aseo
1 VitaminaS Aseo
1 Toalla Aseo
4 Bolsas Ziploc (multiproposito) Misc
1 Botellita de agua Misc
1 Cables cámara Misc
1 Cámara Digital Misc
1 Celular Misc
1 Cerillos Misc
2 Chupas adherentes Misc
1 Cuaderno Misc
1 Cubiertos Misc
1 Cuerda (para colgar ropa) Misc
1 Diario Misc
1 Difuminador Misc
2 Direcciones en Col y embajadas Misc
1 DVDs con backup de documentos Misc
2 Fotocopia a color de todos tus documentos (pasaporte, visas, cedula, seguro, etc.) Misc
1 Fotos Misc
1 Gafas oscuras Misc
1 Guias para el lugar Misc
2 Información de cuentas bancarias Misc
2 Información de embajadas y consulados Misc
1 Lapicero Misc
1 Lapiz Misc
1 Libros Misc
1 Linterna Misc
1 Lupa Misc
1 Mace Spray Misc
1 Mapas Misc
1 Mochila grande Misc
1 Mochila pequeña (ej. Morralcito, jiquera, bolsito, manos libres, etc.) Misc
1 Monedero Misc
1 MP3 Player Misc
1 Navaja multiusos Misc
1 Pasado Judicial Misc
1 Pilas Misc
1 Pilas Misc
1 Portadocumentos Misc
1 Portapasaportes de cintura Misc
1 Reloj Despertador Misc
1 Seguro Medico Misc
1 Tarjeta de credito y debito Misc
1 Bandanna Ropa
1 Bufanda Ropa
1 Busos Ropa
1 Cachucha / Sombrero Ropa
2 Camisas Ropa
4 Camisetas Ropa
1 Chaqueta Ropa
1 Gorro de Lana Ropa
1 Impermeable Ropa
4 Interiores Ropa
1 Jean Ropa
4 Medias Ropa
3 Pantalones Ropa
2 Pantaloneta Ropa
1 Sandalias Ropa
1 Tennis Ropa

lunes, 12 de marzo de 2007

Portatil: ¿Llevar o no llevar?

Hace poco, compré mi laptop como herramienta fundamental para trabajo/estudio/diversión. La pregunta obligada, sobre la mesa, era si lo llevaba conmigo en el viaje que tenía planeado hacer. Al principio, todas las señales dijeron que si. Pero después, luego de echarle bastante cabeza, pensé que un laptop en un viaje largo no era tan buena pregunta.

El laptop (por pequeño y comodo que sea), no es algo como para poder esconder debajo de la almohada, en cualquier locker. De hecho, para un viaje de largo tiempo, cualquier aparato electrónico que no te quepa en tu cinturón de dinero es un estorbo (o sea ninguno :P)!!!

Al principio, como decía, inocentemente supuse que llevar el notebook estaría bién sobretodo para ir llenando las memorias de viaje, tener espacio para descargar las fotos, poder acceder de manera segura a las páginas, poder trabajar,etc. Pero en realidad hay muchas desventajas (en especial en un viaje largo) y estas son las que mas me parecen dificiles:

  • Seguridad. No te podés dormir tranquilo en un tren, o salir con tu maletita de día si sabes que la gente ya vió que tienes un portátil.
  • Peso. Comparando con la mochila que tengo preparada para un viaje por Asia, el portátil pesa casi tanto como ella. O sea que sería el doble de peso por un lujo que no sería TAN útil.
  • Deterioro. No vas a estar caminando de pasillos de aeropuertos a pasillos de hoteles cinco estrellas. Vas a estar recorriendo terrenos difíciles, a sol y a agua. Algunas veces tendrás que soportar golpes (ej. buses llenos, exceso de gente, correr como alma que la lleva el diablo con el portátil atrás).
  • Utilidad. En un mundo ideal, en todas partes habría Wi-Fi. Pero, siendo realistas, actualmente son muy pocos los lugares que hay WiFi pago, mucho menos libre. Y si tratas de llevar tu portatil a un café internet para utilizarlo desde allí, muchas veces quienes atienden ni saben como hacer para saltar el firewall, proxies, etc. De hecho, ni siquiera por políticas te lo dejan conectar. Entonces, a la final, resultas usando los PC del mismo café. Pero con el portátil entre tus piernas.

De hecho, para mi el tema del portátil es válido en viajes cortos (un par de semanas máximo) de negocios/placer. Pero en correrías más largas, se hace muchísimo más difícil de llevar y poco práctico. Al menos, así yo en este momento tenga un nuevo y flamante laptop en mis piernas, prefiero dejarlo en casa acumulando polvo a llevármelo de paseo por Asia.

miércoles, 7 de marzo de 2007

Guía para preparar un evento

La siguiente es una guía rápida para tener en cuenta en la preparación de un evento.



  • Definición evento
  • Nombre del Evento
  • Objetivo
  • Fecha y hora
  • Duración
  • Lugar
  • Número de participantes
  • Presupuesto
  • Presupuesto a gastar (en $). SIEMPRE será suficiente, es la tarea del organizador (o organizadora J) ajustarlo para que así sea.
  • Posibles gastos (alquiler del lugar, alquiler de equipo de sonido, luces, transporte para los invitados, alimentación, salarios, arreglos, decoración, etc.)
  • Posibles ingresos (venta de boletas, patrocinios, pendones, cobro por parqueadero, donaciones, venta de libros o artículos en el evento, etc.)
  • Planear gastos vs. Ingresos y dejar un márgen de seguridad para los impresvistos
  • Comités
  • Que cantidad de gente se dispone para comités o staffs?
  • Roles o comités: planeación, preparación, comunicación o relaciones públicas, compras, preventa y venta, sonido, logística (entrada de personas, registro, información, ventas en el evento, parqueo), seguridad, sonido, luces, limpieza.
  • El lugar del evento se limpiará después del mismo? Definir personas.
  • Crear lista de correo para todas las personas involucradas. La comunicación es clave.
  • Conseguir aparatos de intercomunicación (walkie-talkies, celulares, etc.) para el evento.
  • Crear uniforme y escarapelas para el comité organizador del evento.
  • Generar la agenda definitiva y enviarla a los involucrados con 1-2 semanas de anticipación.
  • Agenda y Presentadores
  • Itinerario o agenda del evento
  • Participantes (maestro de ceremonias, conferencista, invitados especiales)
  • Confirmación de participantes
  • Ayudas extra para los participantes (libros, computador, televisor, memorias, proyector, material didáctico, etc.)
  • Solicitudes particulares para los presentadores
  • Revisar remuneración para los presentadores
  • Preparar programa para el evento
  • Audiencia
  • Definir público objetivo (estudiantes, académicos, profesores, etc.)
  • Revisar número de participantes, número de invitados especiales, VIPs, etc.
  • Preparar boletería con base al número de participantes. Tomar en cuenta medidas de seguridad para la boletería y registro
  • Preparar material de apoyo para la audiencia (folletos, memorias, publicidad, programa, escarapelas, evaluaciones del evento, agenda, etc.)
  • Se requerirá registro de los que participan? Es voluntario, obligatorio? (para toma de datos, lista de correo, envío de información, etc.) Se entregará ficha con la boleta para registrarse, o será en el sitio?
  • Definir el esquema de la venta y cobro de boletas.
  • Silletería o boletas numeradas?
  • Es necesario hacer un plano de ubicación?
  • Lugares o zonas especiales para invitados VIP?
  • Crear base de datos para las ventas e invitaciones
  • Costo: Costo único, descuentos, descuentos por grupos, descuento por pronto pago, cobro de parqueo,…
  • Puestos de venta: recibos, dinero menudo para las vueltas, medios de pago (efectivo, tarjeta de crédito, débito, etc.), reserva por Internet, etc.
  • Material anexo a la boleta? (tarjeta de registro, mapa, material de apoyo, publicidad,…)
  • Publicidad
  • Se hará publicidad al evento?
  • En que medios? (Email, Internet, posters, pendones, pasacalles, volantes, folletos,…
  • Se anunciara en medios masivos? (TV, periódico, periódicos escolares, radio, etc.)
  • Base de datos de público potencial
  • Revisar litografía para imprimir la publicidad
  • Revisar textos y anuncios publicitarios
  • Preparación e Instalación
  • Revisión y adecuación espacio
  • Realizar en Project el diagrama de Gantt (o sea, el de líneas de tiempo)y recursos si es necesario.
  • Confirmación número de sillas para la audiencia y zonas
  • Adecuación de los muebles del escenario (mesas, sillas, podios, tapetes, atrios, lámparas, libros etc.)
  • Decoración (flores, cuadros, plantas, espejos,…)
  • Comunicaciones (computador con Internet, teléfono, etc.)
  • Facilidades para los presentadores (agua, fruta, otras necesidades especiales)
  • Preparación del sonido
  • definir cuantos micrófonos
  • ubicación de los micrófonos y soportes para los micrófonos
  • revisar amplificación del sonido
  • definir la música (o video) ambiental mientras llega la gente
  • delegar supervisor de sonido
  • realizar pruebas de la instalación del sonido previamente
  • Preparación de las luces
  • definir cuantas luces se usarán dependiendo de los puntos focales ej. el presentador, el maestro de ceremonias, algún escudo, luz de cabello, etc.
  • definir cambios de luces si son necesarias
  • definir colores de luces
  • delegar supervisor de luces (si es necesario)
  • Organizar mesas de registro e información
  • Organizar mesas de venta de libros o material (si es necesario)
  • Organizar lugares de parqueo, incluyendo parqueo reservado para el equipo de logistica, invitados especiales, etc.
  • Gestionar los contratos con los terceros involucrados.
  • Revisar la señalización del evento que sea necesaria (avisos, flechas, información, etc.) y estructurar el flujo de personas (entrada, salida, lugar para hacer fila, área de registro e información, área de café/agua/refrigerios, etc).
  • Definir si el evento será filmado / fotografiado, y definir encargados para éste tema.
  • Es necesario un plan de emergencias?
  • Se va a hacer regalos? Premios?
  • Se pondrá una estación de café?
  • En el día del evento…
  • Llegar al sitio temprano (2+ horas de anticipación), realizar pruebas de luces y sonido, verificar que todo el mundo esté en posición
  • Revisar que todos los lugares estén en posición, limpios y bién dotados.
  • Revisar que el material impreso está organizado y a mano.
  • Revisar que las personas están disponibles y comunicadas
  • Ser flexible. Lo único permanente es el cambio!!
  • y finalmente… llega un momento en que solo resta relajarse y disfrutar del evento! J Ya se hicieron las preparaciones y la planeación, y en el día definitivo, el evento se dará sea como sea.
  • Cierre y conclusión
  • Limpieza y reorganización del sitio
  • Estar disponibles a proporcionar información adicional
  • Recolectar y tabular cuestionarios de evaluación del evento
  • Cerrar el presupuesto
  • Enviar cartas de agradecimiento
  • Actualizar el sitio web con las fotos/videos o enviarlas por email.
  • Felicítate a ti y a todo el equipo! Hicieron un EXCELENTE trabajo!