: relatos de una mochila

La siguiente es una guía rápida para tener en cuenta en la preparación de un evento.

Definición evento
Nombre del Evento
Objetivo
Fecha y hora
Duración
Lugar
Número de participantes
Presupuesto

Presupuesto a gastar (en $). SIEMPRE será suficiente, es la tarea del organizador (o organizadora J) ajustarlo para que así sea.
Posibles gastos (alquiler del lugar, alquiler de equipo de sonido, luces, transporte para los invitados, alimentación, salarios, arreglos, decoración, etc.)
Posibles ingresos (venta de boletas, patrocinios, pendones, cobro por parqueadero, donaciones, venta de libros o artículos en el evento, etc.)
Planear gastos vs. Ingresos y dejar un márgen de seguridad para los impresvistos
Comités

Que cantidad de gente se dispone para comités o staffs?
Roles o comités: planeación, preparación, comunicación o relaciones públicas, compras, preventa y venta, sonido, logística (entrada de personas, registro, información, ventas en el evento, parqueo), seguridad, sonido, luces, limpieza.
El lugar del evento se limpiará después del mismo? Definir personas.
Crear lista de correo para todas las personas involucradas. La comunicación es clave.
Conseguir aparatos de intercomunicación (walkie-talkies, celulares, etc.) para el evento.
Crear uniforme y escarapelas para el comité organizador del evento.
Generar la agenda definitiva y enviarla a los involucrados con 1-2 semanas de anticipación.
Agenda y Presentadores

Itinerario o agenda del evento
Participantes (maestro de ceremonias, conferencista, invitados especiales)
Confirmación de participantes
Ayudas extra para los participantes (libros, computador, televisor, memorias, proyector, material didáctico, etc.)
Solicitudes particulares para los presentadores
Revisar remuneración para los presentadores
Preparar programa para el evento
Audiencia

Definir público objetivo (estudiantes, académicos, profesores, etc.)
Revisar número de participantes, número de invitados especiales, VIPs, etc.
Preparar boletería con base al número de participantes. Tomar en cuenta medidas de seguridad para la boletería y registro
Preparar material de apoyo para la audiencia (folletos, memorias, publicidad, programa, escarapelas, evaluaciones del evento, agenda, etc.)
Se requerirá registro de los que participan? Es voluntario, obligatorio? (para toma de datos, lista de correo, envío de información, etc.) Se entregará ficha con la boleta para registrarse, o será en el sitio?
Definir el esquema de la venta y cobro de boletas.
Silletería o boletas numeradas?
Es necesario hacer un plano de ubicación?
Lugares o zonas especiales para invitados VIP?
Crear base de datos para las ventas e invitaciones
Costo: Costo único, descuentos, descuentos por grupos, descuento por pronto pago, cobro de parqueo,â€¦
Puestos de venta: recibos, dinero menudo para las vueltas, medios de pago (efectivo, tarjeta de crédito, débito, etc.), reserva por Internet, etc.
Material anexo a la boleta? (tarjeta de registro, mapa, material de apoyo, publicidad,â€¦)
Publicidad

Se hará publicidad al evento?
En que medios? (Email, Internet, posters, pendones, pasacalles, volantes, folletos,â€¦
Se anunciara en medios masivos? (TV, periódico, periódicos escolares, radio, etc.)
Base de datos de público potencial
Revisar litografía para imprimir la publicidad
Revisar textos y anuncios publicitarios
Preparación e Instalación

Revisión y adecuación espacio
Realizar en Project el diagrama de Gantt (o sea, el de líneas de tiempo)y recursos si es necesario.
Confirmación número de sillas para la audiencia y zonas
Adecuación de los muebles del escenario (mesas, sillas, podios, tapetes, atrios, lámparas, libros etc.)
Decoración (flores, cuadros, plantas, espejos,â€¦)
Comunicaciones (computador con Internet, teléfono, etc.)
Facilidades para los presentadores (agua, fruta, otras necesidades especiales)
Preparación del sonido
definir cuantos micrófonos
ubicación de los micrófonos y soportes para los micrófonos
revisar amplificación del sonido
definir la música (o video) ambiental mientras llega la gente
delegar supervisor de sonido
realizar pruebas de la instalación del sonido previamente
Preparación de las luces
definir cuantas luces se usarán dependiendo de los puntos focales ej. el presentador, el maestro de ceremonias, algún escudo, luz de cabello, etc.
definir cambios de luces si son necesarias
definir colores de luces
delegar supervisor de luces (si es necesario)
Organizar mesas de registro e información
Organizar mesas de venta de libros o material (si es necesario)
Organizar lugares de parqueo, incluyendo parqueo reservado para el equipo de logistica, invitados especiales, etc.
Gestionar los contratos con los terceros involucrados.
Revisar la seÃ±alización del evento que sea necesaria (avisos, flechas, información, etc.) y estructurar el flujo de personas (entrada, salida, lugar para hacer fila, área de registro e información, área de café/agua/refrigerios, etc).
Definir si el evento será filmado / fotografiado, y definir encargados para éste tema.
Es necesario un plan de emergencias?
Se va a hacer regalos? Premios?
Se pondrá una estación de café?
En el día del eventoâ€¦

Llegar al sitio temprano (2+ horas de anticipación), realizar pruebas de luces y sonido, verificar que todo el mundo esté en posición
Revisar que todos los lugares estén en posición, limpios y bién dotados.
Revisar que el material impreso está organizado y a mano.
Revisar que las personas están disponibles y comunicadas
Ser flexible. Lo único permanente es el cambio!!
y finalmenteâ€¦ llega un momento en que solo resta relajarse y disfrutar del evento! J Ya se hicieron las preparaciones y la planeación, y en el día definitivo, el evento se dará sea como sea.
Cierre y conclusión