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: relatos de una mochila :: Guía para preparar un evento

miércoles, 7 de marzo de 2007

Guía para preparar un evento

La siguiente es una guía rápida para tener en cuenta en la preparación de un evento.



  • Definición evento
  • Nombre del Evento
  • Objetivo
  • Fecha y hora
  • Duración
  • Lugar
  • Número de participantes
  • Presupuesto
  • Presupuesto a gastar (en $). SIEMPRE será suficiente, es la tarea del organizador (o organizadora J) ajustarlo para que así sea.
  • Posibles gastos (alquiler del lugar, alquiler de equipo de sonido, luces, transporte para los invitados, alimentación, salarios, arreglos, decoración, etc.)
  • Posibles ingresos (venta de boletas, patrocinios, pendones, cobro por parqueadero, donaciones, venta de libros o artículos en el evento, etc.)
  • Planear gastos vs. Ingresos y dejar un márgen de seguridad para los impresvistos
  • Comités
  • Que cantidad de gente se dispone para comités o staffs?
  • Roles o comités: planeación, preparación, comunicación o relaciones públicas, compras, preventa y venta, sonido, logística (entrada de personas, registro, información, ventas en el evento, parqueo), seguridad, sonido, luces, limpieza.
  • El lugar del evento se limpiará después del mismo? Definir personas.
  • Crear lista de correo para todas las personas involucradas. La comunicación es clave.
  • Conseguir aparatos de intercomunicación (walkie-talkies, celulares, etc.) para el evento.
  • Crear uniforme y escarapelas para el comité organizador del evento.
  • Generar la agenda definitiva y enviarla a los involucrados con 1-2 semanas de anticipación.
  • Agenda y Presentadores
  • Itinerario o agenda del evento
  • Participantes (maestro de ceremonias, conferencista, invitados especiales)
  • Confirmación de participantes
  • Ayudas extra para los participantes (libros, computador, televisor, memorias, proyector, material didáctico, etc.)
  • Solicitudes particulares para los presentadores
  • Revisar remuneración para los presentadores
  • Preparar programa para el evento
  • Audiencia
  • Definir público objetivo (estudiantes, académicos, profesores, etc.)
  • Revisar número de participantes, número de invitados especiales, VIPs, etc.
  • Preparar boletería con base al número de participantes. Tomar en cuenta medidas de seguridad para la boletería y registro
  • Preparar material de apoyo para la audiencia (folletos, memorias, publicidad, programa, escarapelas, evaluaciones del evento, agenda, etc.)
  • Se requerirá registro de los que participan? Es voluntario, obligatorio? (para toma de datos, lista de correo, envío de información, etc.) Se entregará ficha con la boleta para registrarse, o será en el sitio?
  • Definir el esquema de la venta y cobro de boletas.
  • Silletería o boletas numeradas?
  • Es necesario hacer un plano de ubicación?
  • Lugares o zonas especiales para invitados VIP?
  • Crear base de datos para las ventas e invitaciones
  • Costo: Costo único, descuentos, descuentos por grupos, descuento por pronto pago, cobro de parqueo,…
  • Puestos de venta: recibos, dinero menudo para las vueltas, medios de pago (efectivo, tarjeta de crédito, débito, etc.), reserva por Internet, etc.
  • Material anexo a la boleta? (tarjeta de registro, mapa, material de apoyo, publicidad,…)
  • Publicidad
  • Se hará publicidad al evento?
  • En que medios? (Email, Internet, posters, pendones, pasacalles, volantes, folletos,…
  • Se anunciara en medios masivos? (TV, periódico, periódicos escolares, radio, etc.)
  • Base de datos de público potencial
  • Revisar litografía para imprimir la publicidad
  • Revisar textos y anuncios publicitarios
  • Preparación e Instalación
  • Revisión y adecuación espacio
  • Realizar en Project el diagrama de Gantt (o sea, el de líneas de tiempo)y recursos si es necesario.
  • Confirmación número de sillas para la audiencia y zonas
  • Adecuación de los muebles del escenario (mesas, sillas, podios, tapetes, atrios, lámparas, libros etc.)
  • Decoración (flores, cuadros, plantas, espejos,…)
  • Comunicaciones (computador con Internet, teléfono, etc.)
  • Facilidades para los presentadores (agua, fruta, otras necesidades especiales)
  • Preparación del sonido
  • definir cuantos micrófonos
  • ubicación de los micrófonos y soportes para los micrófonos
  • revisar amplificación del sonido
  • definir la música (o video) ambiental mientras llega la gente
  • delegar supervisor de sonido
  • realizar pruebas de la instalación del sonido previamente
  • Preparación de las luces
  • definir cuantas luces se usarán dependiendo de los puntos focales ej. el presentador, el maestro de ceremonias, algún escudo, luz de cabello, etc.
  • definir cambios de luces si son necesarias
  • definir colores de luces
  • delegar supervisor de luces (si es necesario)
  • Organizar mesas de registro e información
  • Organizar mesas de venta de libros o material (si es necesario)
  • Organizar lugares de parqueo, incluyendo parqueo reservado para el equipo de logistica, invitados especiales, etc.
  • Gestionar los contratos con los terceros involucrados.
  • Revisar la señalización del evento que sea necesaria (avisos, flechas, información, etc.) y estructurar el flujo de personas (entrada, salida, lugar para hacer fila, área de registro e información, área de café/agua/refrigerios, etc).
  • Definir si el evento será filmado / fotografiado, y definir encargados para éste tema.
  • Es necesario un plan de emergencias?
  • Se va a hacer regalos? Premios?
  • Se pondrá una estación de café?
  • En el día del evento…
  • Llegar al sitio temprano (2+ horas de anticipación), realizar pruebas de luces y sonido, verificar que todo el mundo esté en posición
  • Revisar que todos los lugares estén en posición, limpios y bién dotados.
  • Revisar que el material impreso está organizado y a mano.
  • Revisar que las personas están disponibles y comunicadas
  • Ser flexible. Lo único permanente es el cambio!!
  • y finalmente… llega un momento en que solo resta relajarse y disfrutar del evento! J Ya se hicieron las preparaciones y la planeación, y en el día definitivo, el evento se dará sea como sea.
  • Cierre y conclusión
  • Limpieza y reorganización del sitio
  • Estar disponibles a proporcionar información adicional
  • Recolectar y tabular cuestionarios de evaluación del evento
  • Cerrar el presupuesto
  • Enviar cartas de agradecimiento
  • Actualizar el sitio web con las fotos/videos o enviarlas por email.
  • Felicítate a ti y a todo el equipo! Hicieron un EXCELENTE trabajo!

5 comentarios:

Anónimo dijo...

Hola, me parece excelente este artículo podrian mandarme una guía o ejemplo de guión para maestro de ceremonias?

Anónimo dijo...

Felicidades porque si su idea fue ayudar, aqui hay una persona que se los agradece. Con esta guia mi evento sera un exito.
LIZ

Anónimo dijo...

Muy práctico lo utilicé, va al punto me uno a la lista de agradecimientos y felicitaciones.
Les deseo muchos éxitos.
Enrique A.H.

deysi dijo...

hola, le felicito y agradezco por la pte guia que me servira de base para iniciarme en este negocio espero que nos sigan ayudando con mas temas relacionados, gracias
deysi

monica dijo...

GRACIAS ME AYUDO MUCHO SE QUE ME VA SALIR BIEN